¿Para qué es el Sistema interno de información o canal de denuncias?
Es un instrumento habilitado por el Obispado de la Diócesis de San Sebastián, de conformidad a la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, para poder comunicar hechos relacionados con su ámbito de actuación que sean conocidos por la persona informante, y que puedan implicar conductas constitutivas de infracción penal o administrativa.
¿Quién puede utilizar el canal interno de denuncias?
Toda persona informante que haya obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, relacionadas con el ámbito de actuación del Obispado, incluyendo:
- Trabajadores por cuenta ajena del Obispado, colaboradores o personal autónomo.
- Religiosos y religiosas de la diócesis.
- Personas que forman parte de los órganos de dirección y administración de la diócesis.
- Personas que trabajan bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores del Obispado.
- Personas voluntarias, becarias o en período de formación o selección.
¿Cómo comunicar una conducta irregular?
A través del canal interno de denuncias habilitado en el sitio web del Obispado, cumplimentando por escrito, de forma nominada o anónima, el formulario disponible. Si la persona informante lo prefiere, la comunicación de la información podrá realizarse mediante reunión presencial en un plazo máximo de 7 días, en cuyo caso podrá solicitarlo a través del formulario web disponible. En este caso, la comunicación verbal de los hechos en la reunión presencial se documentará, previo consentimiento de la persona informante, mediante grabación de la conversación o su transcripción completa.
Cuando la persona informante realice una comunicación de conductas irregulares al Obispado por un medio diferente al canal interno de denuncias, la persona receptora dará traslado inmediatamente a la persona designada como Responsable del canal interno de denuncias y estará obligada a preservar la confidencialidad de la misma.
¿Cómo se tramita la comunicación realizada?
Una vez realizada la comunicación, la persona informante recibirá un acuse de recibo junto a un código numérico para poder hacer el seguimiento del estado de la denuncia. Asimismo, podrá acceder al contenido de la comunicación realizada, así como adjuntar archivos y añadir comentarios.
Durante la tramitación de la comunicación el órgano gestor del canal interno de denuncias podrá mantener la comunicación con la persona informante, mediante el envío de mensajes o solicitando información adicional a la persona informante, pudiendo ésta acceder a dichas comunicaciones a través del código numérico asignado. Durante todo el proceso se seguirá manteniendo el anonimato de la persona informante, si así lo desea.
El órgano gestor del canal interno de denuncias decidirá sobre la admisión a trámite de la comunicación, así como acerca de la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados. En caso de admisión, el procedimiento de investigación tendrá una duración máxima de 3 meses, salvo que la complejidad del asunto determine la necesidad de ampliar el mismo, con el límite de 3 meses adicionales.
Si el órgano gestor determinara que los hechos pudieran ser constitutivos de delito, se dará traslado de la información al Ministerio Fiscal.
¿Qué protección tiene la persona informante?
El Obispado de la Diócesis de San Sebastián prohíbe expresamente todo acto de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia, contra las personas informantes que realicen de buena fe una comunicación a través del canal interno de denuncias conforme a la Ley 2/2023. Dicha protección se extiende a las personas que, por razón de su cargo en el Obispado, asistan a la persona informante en el proceso, así como a las personas físicas que estén relacionadas con la persona informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares.
Por otra parte, la identidad de la persona informante será en todo caso reservada y no se comunicará en ningún caso a las personas a las que se refieren los hechos relatados, ni a terceros.
¿Cómo se tratan los datos personales incluidos en la comunicación?
El tratamiento de datos personales derivado del uso del canal interno de denuncias queda sujeto a la normativa de protección de datos vigente, así como a las disposiciones de protección de datos incluidas en la Ley 2/2023.
El acceso en la organización del Obispado a la información comunicada a través del canal interno de denuncias quedará limitado a las personas a las que se refiere el artículo 32 de la Ley 2/2023.
Los interesados pueden ejercer en relación a sus datos personales los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento General de Protección de Datos, y acceder a información adicional sobre el tratamiento de sus datos en el portal de privacidad del sitio web del Obispado.
¿Qué derechos tienen las personas afectadas por los hechos comunicados?
Por una parte, las personas afectadas por la información comunicada tienen derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa, a ser informadas de los hechos que se les atribuyen, a ser oídas en cualquier momento, así como al acceso al expediente en los términos regulados en la legislación aplicable. Por otra parte, tienen derecho a que se preserve su identidad, garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
¿Existe un Canal externo de información?
Con independencia del uso del canal interno de información del Obispado, la persona informante puede informar de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, según corresponda.